Nastavenia ekonomického systému a ich význam pri vystavovaní faktúr
Nastavenia ekonomického systému v GoodEshop určujú, kedy a ako sa faktúry vystavujú, či sa odosielajú emaily a ako sa spracovávajú zálohy a dobropisy. Hlavné ovládacie prvky nájdete dole na stránke https://goodeshop.sk/accounting po aktivácii napojenia, kde zapínate automatickú fakturáciu a ďalšie prepínače pre správanie fakturácie. Správne nastavenie šetrí čas a znižuje riziko manuálnych chýb pri vystavovaní faktúr.
Prehľad hlavných nastavení
Hlavné nastavenie je „Automatická fakturácia“ s prepínačmi ako automatické vystavenie faktúry po vytvorení alebo zmene stavu objednávky, automatické vystavenie ostrej faktúry po úhrade zálohovej, automatické odoslanie emailu a vystavenie faktúry po úhrade objednávky. Tieto prepínače určujú základné automatické správanie systému pri vytváraní faktúr a sú dostupné po aktivácii ekonomického systému na stránke.
Šablóny, predvyplnené polia a dátum vystavenia
V nastaveniach môžete vložiť špeciálne slová, ktoré sa pri vystavení faktúry doplnia automaticky z objednávky, napríklad „{order.number}“, „{order.amount}“ alebo „{order.client.email}“. Prednastavené polia pre položky a klienta sa vyplnia podľa týchto premenných a prázdne polia doplní ekonomický systém. Dátum vystavenia sa štandardne dopĺňa z dátumu objednávky, prípadne ho môžete mať vždy aktuálny deň nastavením prázdneho poľa „Faktúra - Dátum vystavenia“.
Podrobnejšie pravidlá (riadky nastavení)
Po kliknutí na „Podrobnejšie nastavenia“ môžete pridávať ľubovoľný počet riadkov pravidiel. Ku každému riadku definujete typ faktúry (Ostrá, Zálohová, Dobropis), stav objednávky, typ dodania a typ platby pri ktorých sa má faktúra vystaviť. Tieto pravidlá umožňujú presne mapovať obchodnú logiku eshopu na správanie fakturačného procesu a používať rôzne typy faktúr pre rôzne kombinácie stavov a platieb.
Praktické tipy pri používaní nastavení
Ak sa vám po zmene nastavení nezdá synchronizácia, kliknite na tlačidlo „Načítať údaje“ pre okamžité načítanie číselníkov, bankových účtov a ďalších údajov z ekonomického systému. Niektoré funkcie ako automatické prekonvertovanie zálohovej faktúry na ostrú alebo odoslanie emailov závisia od podpory danej platformy a jej API, preto si overte dostupnosť týchto možností u poskytovateľa.
Čo znamená „Automatické vystavenie faktúry po zmene stavu objednávky“?
Keď je toto nastavenie zapnuté, systém automaticky vystaví faktúru pri dosiahnutí zvoleného stavu objednávky alebo hneď po prijatí objednávky, podľa pravidiel ktoré si nastavíte v sekcii nastavení. Voľby stavu sú načítané z vášho eshopu a môžete ich mapovať na rôzne typy faktúr.
Ako nastaviť, aby sa vystavila zálohová faktúra pri platbe prevodom a ostrá po úhrade?
Použite riadok v „Podrobnejších nastaveniach“ kde zvolíte typ faktúry „Zálohová faktúra“ s podmienkou typu platby „Prevodom na účet“ a ďalej aktivujte možnosť „Automatické vystavenie ostrej faktúry po úhrade zálohovej“. Ak poskytovateľ ekonomického systému túto funkcionalitu podporuje, systém následne vytvorí ostrú faktúru po prijatí platby.
Prečo sa nezobrazujú niektoré nastavenia v mojom účte?
Niektoré nastavenia sa nezobrazia, ak daný ekonomický systém nepodporuje príslušnú funkcionalitu alebo ak nie sú dostupné cez jeho API. V takom prípade funkcia nie je k dispozícii a odporúčame overiť požadovanú funkcionalitu u dodávateľa ekonomického softvéru alebo administrátora účtu.